成立办公室最让人心疼的花费之一，除了房租之外，就属办公设备。无论你是1人工作，或是10人小公司，像传真机、计算机、合用的家具等，都是省不下来的「必要开支」，所以如何经济有效地设立自己的第一个创业阵地，就让我们仔细地为妳合算一下吧！
若将设立办公室时的设备项目分类，可分成以下5个主要应用系统，包括：家具系统、通讯系统、办公设备系统、计算机系统、软件系统等。不过某些设备在定义上并不是这么清晰，例如「传真机」，一般人归类为「办公设备系统」，但如果计划采用个人计算机作为传真收发设备，反而应归类为「计算机系统」。
1. 办公家具系统
（1）套装采购—进入每一家办公室，第一个映入眼帘的一定是它的家具桌椅，对预算有限的创业族而言，接收合用的整套中古办公家具，其实也是一个不错的办法。不过若预算许可，新公司还是应该有新气象，最省事的方法是找办公家具厂商帮你配一配，他们还可提供空间配置上的专业意见，不过缺点是比较缺乏个性，价格弹性也较小。
（2）自己动手配置—创业最大的乐趣之一便是可以贯彻自己的风格，如果你不喜欢「穿制服的办公」，何妨运用创意自行布置。谁规定办公室一定要用铁桌铁柜？木头办公家具只要保养得宜，一样可以兼顾工作效率及赏心悦目。若是妳想以「最低消费」享受中上水准，就干脆发扬布置新家的精神，花个时间走一趟家具城，一家家精挑细选。
2. 通讯系统
（1）有学问的小型总机
对8～10人的办公室应用环境，建议使用小型电话总机系统，容纳的门号则以10门内为主。虽然近年来流行「无总机电话机」，但这类电话系统可连接的外线较少，而且最重要的理由是，这类特殊设计的电话机，无法让妳桌面的电话线与计算机调制解调器共享。而多数小型电话总机系统均可透过适当的设定，使同一条分机电话线，也可与调制解调器分享，连接Internet，或是收发电子信件。
在采购这类总机系统时，不妨留意一下它的扩充性，或是未来与其它新系统并联使用的可能性，以免当业务成长必须扩充外线时，却发现没有扩充能力，只有整台机器换掉。
（2）可用语音软件取代答录功能
在家庭中，录音机被广泛使用；在小型办公室中，由于不可能随时有人值班服务，所以装置一台录音机，可免漏掉重要商机。建议最好购买「数字式录音机」，理由是：「这些录音机都可以装电池，纵然停电时也可正常工作，不像一般录音带式录音机，一碰到停电就罢工。」
（3）与因特网连结
现在，Internet（因特网）已成为一个无法逆转的大趋势。对小公司而言，它是一个绝佳的「搜集信息」与「推销自我」管道，所以建议妳绝不可忽视它的存在，并应学习善用这个管道。
（4）装置电子邮件系统
公司公务使用的电子信箱，最好能有较佳的过滤功能，而这点却是国内现有网络服务公司不易做到的。每个人拥有自己专属电子信箱的最大好处是，同事间彼此沟通均可利用这些信箱留下数据，尤其是业务追踪、会议纪录等，当公司规模较小时，这些计划较容易执行，一旦公司规模变大，要执行就不是件容易事了。
（5）专用的电子邮局
如果计划让公司的形象也与电子邮件地址结合，申请设立一个「Sub-domain」服务，是不错的选择。
（6）用e-mail back 或fax back扩张服务网
fax back这类服务已有多年历史，不需昂贵的设备投资，也可为自己的小办公室设立一个简易的fax back。e-mail back服务，功用与fax back接近，使用者可以发送一封指定格式的信件到某一电子邮箱地址，远程的计算机即自动将索取的数据丢到妳的e-mail信箱中。e-mail back服务的提供者，可以不定时以e-mail方式发送最新目录，使用者只要用电子邮件软件中的「回信」功能，即可顺利取得数据，而且放在计算机中等待被索取的资料，不必再经过扫描处理，电子档案直接送出，占用的网络资源也较少。
3. 办公设备系统
（1）黑白复印机
对10人办公室来说，复印机是否是绝对必要的需求？究竟要不要买？或是有需要时到附近去印一下？还是找厂商租一台？相信许多人都曾在这个问题上考虑再三，理由是：复印机是很需要保养维护的设备，当机器故障时，就一定得花时间去联系、协调，若是每个月修一次，不疯掉才怪。
‧自购—若考虑操作的稳定度，建议不要买功能太复杂的系统，也尽量不要租或买「单槽式」复印机，这类单槽式的走纸机构，容易受到频繁的换纸匣动作影响而卡纸，而且不容易修好。
‧租用—租用复印机也是可行方案，对降低公司开设初期的成本负担，不无小补。不过会出租的复印机，故障率均偏高，这类问题若时常碰到，对工作效率的影响也很大，不可等闲视之。租用方案通常有两种，第一种是「基本月租费」再加上「印多少算多少」的计价方式；第二种是「固定的最大上限费用」，随便你印多少都没关系。这两种租用型态的碳粉耗材费用，仍需自付。
‧轻便型机种—若印量较少，轻便型复印机也是不错的选择，因为公司中总有些东西得复印，例如发出去的支票，必须要有影印签回的副本作依据时。
‧影印服务—真有上百张的大量打印需求，仍应寻求小型影印店提供服务，否则很容易让复印机「减寿」，而且大量影印也相当浪费时间。
（2）多功能传真机
传真机已是成立办公室的必需品，对10人架构的小企业而言，如果预算许可，建议购置普通纸传真机，除了传真文件容易保存外，在发送传真时，也可节省许多时间，尤其是对常发国外传真的公司而言，将可省下一笔可观的费用。选购传真机时最好注意：
‧至少要32灰阶，或是64灰阶显示，将使画面更清晰。
‧能够储存一部分电话号码，使常用号码不必拨号即可传送。
‧支持无纸接收，能够在传真机没纸时，将远程传真数据保存起来。
‧连续走纸功能，不必等在传真机边。
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